10/01/2008

Todo lo que quiso saber sobre los e-mails y no se atrevió a preguntar



Consejos para no enloquecer con los emails

1. Lo primero, limpie.
Comience la jornada laboral limpiando el buzón al máximo. Tire mensajes a paladas (no uno a uno) y sin abrirlos. La experiencia nos hace distinguir de un vistazo entre los mensajes basura, la gamberrada de los amigos y los realmente útiles. En caso de duda, a la basura. El buzón limpio relaja un montón.

2. Elimine la alarma.
Los programas de correo incluyen una alarma que salta en el ordenador (o en el móvil) cada vez que llega un mensaje. Hay que anularlo, es la principal fuente de ansiedad.

3. Responda pronto.
No cree una carpeta de "trabajo pendiente" (en realidad se debería llamar "medaperezaahora"). Aún estresa más. Si abre el buzón no es sólo para leer los mensajes, también es para responder los pocos decentes que no eliminó. Si no se contesta al momento, la tarea queda a medias.

4. Escriba clara, correcta y concretamente.
Que la rapidez no vaya en detrimento de la claridad. Parte del tráfico se genera por la mala interpretación de los textos, lo que provoca el envío de nuevos mensajes aclaratorios. En la casilla "asunto" escriba de qué va el tema. Y en correcta ortografía; la mala se identifica con el correo basura. En el texto vaya al grano con frases cortas y claras. Antes de enviarlo, reléalo.

5. Emociones, fuera.
El e-mail es un mal medio de expresión para ironías, emociones o dobles sentidos. Si quiere liarla en su empresa, escriba de relaciones personales. Es correo interminable, inútil y estéril.

6. Evite los adjuntos.
Sí, cierto, el adjunto se abre con sólo un clic, pero al final del día serán un puñado. Además, hay que esperar a que se abran (si se abren) textos o fotos con sorpresas no siempre agradables. No envíe adjuntos; no abra adjuntos.

7. Corte la cadena.
No rebote chascarrillos, ni reproduzca supuestas cadenas solidarias.

8. No mate el teléfono (ni se ahorre el cafelito).
Pese a las enormes ventajas del e-mail, hay asuntos que se resuelven antes con el teléfono o con el ancestral desayuno latino. Por mucho avance, no hay mejor sistema de comunicación que el cara a cara.

9. Lo último, limpie.
Acabe el día laboral como lo comenzó, echando una mirada al correo. Aun más, chequee el buzón antes y después de comer. Aunque siempre saldrá alguna investigación probando lo contrario, consultar el correo no da gangrena.

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